El «time blocking» cambió mi forma de trabajar. Te cuento cómo empezar

Hay un tipo de ajetreo de lo más extraño que en realidad no sirve para hacer nada. Revisas el correo, te sientas en reuniones, vas de Slack a tu lista de tareas y para las cinco de la tarde estás molido, pero no has avanzado nada importante.

Si te suena familiar, no es que seas un flojo. Es que no tienes un método para proteger tu tiempo. Ahí es donde entra en juego el «time blocking» o bloqueo de tiempo.

Qué es realmente el «time block» o bloqueo de tiempo

Bloquear el tiempo es muy fácil: en vez de tener una lista interminable de tareas pendientes con la esperanza de poder con todo, asignas tareas concretas a bloques de tiempo específicos en tu calendario. Cada hora del día tiene su propia tarea.

No es nada nuevo. Lo popularizó Cal Newport, Elon Musk lo lleva a rajatabla y hay estudios que lo respaldan. Una investigación de la Universidad Dominicana de California descubrió que las personas que reservaban un momento concreto para sus objetivos tenían un 42 % más de probabilidades de conseguirlos.

Pero la diferencia de esto con «usar un calendario» a secas es que no solo estás agendando reuniones. Estás organizando tu verdadero trabajo: pensar a fondo, tareas creativas, esas gestiones que no paras de posponer...

Cómo organizar tu primer día de bloqueo de tiempo

No necesitas un programa especial ni un sistema ultra complejo. Te explicamos cómo empezar:

1. Haz una lista de tareas la noche anterior. Escribe todo lo que tengas que hacer al día siguiente. No lo organices todavía. Limítate a sacarlo de tu cabeza. Este vaciado mental es clave porque te permite ver el panorama completo antes de empezar a dividir el día.

2. Calcula cuánto vas a tardar en cada tarea. La mayoría de nosotros calculamos fatal. Un «correo rápido» te lleva 20 minutos. Un «informe corto» te lleva dos horas. Sé realista contigo mismo. Siempre es mejor tirar por lo alto y acabar antes que ir con el agua al cuello todo el día.

3. Agrupa las tareas similares. Gestiona todos tus correos en dos bloques de 30 minutos en vez de estar mirándolo cada 10 minutos. Pon las llamadas todas seguidas. El cambio constante de actividades es el verdadero asesino de la productividad. Cada vez que pasas de un tipo de tarea a otra diferente, tardas unos 23 minutos en volver a concentrarte del todo.

4. Bloquéalo en tu calendario. Asigna cada tarea o grupo de tareas a un bloque de tiempo concreto. Empieza con el trabajo más importante durante tus horas de máxima energía (para casi todo el mundo suele ser a media mañana). Deja las tareas más rutinarias como el correo o la gestión para tus momentos de menos energía.

5. Deja tiempo de descanso. Reserva espacios de 15 minutos entre bloque y bloque. Seguro que las tareas se alargan o surge algún que otro imprevisto. Si llenas tu día de arriba abajo sin hueco para respirar, todo se desmoronará en cuanto un bloque se retrase.

Los errores que hacen fracasar el bloqueo de tiempo

Mucha gente prueba este método, les encanta la idea pero la abandonan a la semana. Te contamos por qué pasa y cómo evitarlo.

Ser demasiado rígido. Tu calendario con el tiempo bloqueado es un plan, no una prisión. Si surge algo urgente, recoloca los bloques. El objetivo es organizarse con cabeza, no ser perfecto. Habrá días que todo saldrá al revés y no pasa nada.

Bloquear cada minuto. Deja sin bloquear por lo menos el 20 % de tu día. Necesitas margen para los imprevistos, para pensar por tu cuenta, para ir a por un café o para que te venga esa idea brillante que resuelva tu mayor problema.

Omitir tu nivel de energía. No programes tareas creativas profundas a las tres de la tarde si sabes que te va a entrar el típico bajón de después de comer. Presta atención a las horas del día en las que rindes mejor y protege esos momentos con uñas y dientes.

No revisar ni ajustar. Al final de cada día, dedica cinco minutos a ver qué ha pasado realmente frente a lo que habías planeado. ¿En qué has tardado más? ¿Qué te ha distraído? Esta valoración te ayudará a ir mejorando tu organización con el tiempo.

Bloqueo de tiempo para diferentes formas de trabajar

El bloqueo de tiempo no es algo rígido que sirva igual para todo el mundo. Te enseñamos a adaptarlo:

Si te pasas el día en reuniones: Bloquea primero tu «tiempo de concentración» y organiza las reuniones en torno a él. Incluso dos horas seguidas de trabajo concentrado pueden cambiarte la vida. Avisa a tu equipo de que en esas horas no estás disponible.

Si tu trabajo es impredecible: Usa «días temáticos» en vez de bloques horarios. Los lunes para planificar, los martes para tareas creativas, los miércoles para reuniones, etc. Esto te aportará estructura sin agobios.

Si coordinas un equipo: Comparte tus bloques de tiempo con ellos para que sepan cuándo estás libre y cuándo estás a tope con el trabajo. Esto evitará interrupciones y servirá de ejemplo para todo el grupo.

Si compaginas tareas del trabajo con cosas personales: Reserva tiempo también para lo tuyo. «Comprar comida» se merece un bloque de 30 minutos igual que «Revisar informe del segundo trimestre». Si tienes toda tu vida a la vista en un solo calendario, no se te escapará nada.

Cómo lograr que funcione usando las herramientas idóneas

La mejor estrategia de bloqueo de tiempo es la que de verdad vayas a cumplir. Hay gente a la que le encanta la agenda de papel de toda la vida y otros que prefieren una aplicación digital sincronizada en todos sus dispositivos.

Si vas alternando el trabajo con temas personales y, especialmente, si quieres que tu lista de tareas y tu calendario vayan de la mano, una app como Superlist te puede venir genial. Puedes organizar las tareas en listas, poner fechas límite y tenerlo todo ordenado en tu móvil, portátil y tablet. Lo importante es tener la lista de tareas y tu horario en la misma pantalla para que no se te pase nada.

No importa qué herramienta elijas, el sistema es idéntico: dale un sentido a cada hora, cuida tus ratos de concentración y valora al terminar el día qué es lo que ha funcionado.

Bloquear el tiempo no sirve para meter con calzador más cosas en tu día a día, sino para asegurarte de que las horas que dedicas a trabajar van de verdad enfocadas a las cosas importantes. Empieza mañana mismo reservando solo tres horas de trabajo concentrado. Mira a ver qué tal te va. La mayoría de la gente repite.